Datenschutzordnung von VfL Benrath 06 e.V. Schwimmabteilung

Rechtsgrundlage dieser Ordnung bildet §16 Abs. 1 der Geschäfts der Schwimmabteilung des VfL Benrath 06 e.V.

Präambel:

Die Schwimmabteilung des VfL Benrath 06 e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb Schwimmabteilung des VfL Benrath 06 e.V. zu gewährleisten, gibt sich die Schwimmabteilung des VfL Benrath 06 e.V. die nachfolgende Datenschutzordnung. Die Datenschutzordnung ist Bestandteil der Geschäfts- und Abteilungsordnung der Schwimmabteilung des VfL Benrath 06 e.V.

§ 1 Allgemeines

Die Schwimmabteilung des VfL Benrath 06 e.V. verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen in der Abteilung, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

(1) Die Abteilung verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt. (2) Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet die Schwimmabteilung des VfL Benrath 06 e.V. insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag. (3) Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Schwimmverband Nordrhein-Westfalen e.V., dem Schwimmverband Rhein-Wupper e.V., dem Deutschen Schwimmverband e.V., dem Stadtsportbund Düsseldorf e.V. und dem Landessportbund Nordrhein-Westfalen e.V., sowie dem Gesamtverein VfL Benrath 06 e.V. werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Lizenz oder Wasserball- Spielpass des Deutschen Schwimmverbandes) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen. Ferner werden die Daten zum Zwecke der jährlichen Bestandserhebung an den Gesamtverein VfL Benrath 06 e.V. und an den Landessportbund Nordrhein-Westfalen e.V. weitergegeben.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

(1) Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben. (2) Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang. (3) Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. Auf der Internetseite des VfL Benrath 06 e.V. Schwimmabteilung werden die Daten der Mitglieder des Vorstands gem. §26 BGB, der Abteilungsleitung und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung in der Schwimmabteilung des VfL Benrath 06 e.V.

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist die Abteilungsleitung der Schwimmabteilung. Die Abteilungsleitung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Sie ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

(1) Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Schwimmabteilung des VfL Benrath 06 e.V. (z.B. den Mitgliedern der Abteilungsleitung, Trainern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten. (2) Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe. (3) Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt die Abteilungsleitung eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

(1) Für die Kommunikation per E-Mail richtet die Schwimmabteilung des VfL Benrath 06 e.V. einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist: datenschutzbeauftragter@vflbenrath-schwimmen.de
(2) Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Abteilung, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. die Mitglieder der Abteilungsleitung, Trainerinnen und Trainer, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da in der Schwimmabteilung des VfL Benrath 06 e.V. in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat die Abteilung einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB, auf Empfehlung der Abteilungsleitung. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

(1) Die Schwimmabteilung des VfL Benrath 06 e.V. unterhält einen Internetauftritt für die Schwimmabteilung. Die Einrichtung und Unterhaltung dieses Auftritts obliegt dem Webmaster und der Abteilungsleitung. Änderungen dürfen ausschließlich durch die Abteilungsleitung, den Webmaster und die von der Abteilungsleitung Beauftragten Personen vorgenommen werden. (2) Der Webmaster ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich. (3) Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung der Abteilungsleitung. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber die Abteilungsleitung weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann die Abteilungsleitung die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung der Abteilungsleitung ist unanfechtbar.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

(1) Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des VfL Benrath 06 e.V. Schwimmabteilung dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist strengstens untersagt. (2) Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Geschäfts- und Abteilungsordnung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten

(1) Diese Datenschutzordnung wurde durch die Mitgliederversammlung der Schwimmabteilung des VfL Benrath 06 e.V. am 10.12.2020 beschlossen und von der Mitgliederversammlung des VfL Benrath 06 e.V. am 16.12.2020 bestätigt. (2) Die Datenschutzordnung tritt mit ihrer Veröffentlichung auf der Webseite der Schwimmabteilung in Kraft.